Оптимізація витрат в офісі: серйозно і не дуже ...
Здравствуйте, шановні секретарі і офіс-менеджери!
Вирішив ще раз написати про оптимізацію витрат на утримання офісу. Але саме про ОПТИМІЗАЦІЮ, тому що не завжди знизивши витрати в поточному
місяці, ви знизите їх в кінцевому результаті. Мова йтиме про вибір товару і про контроль над використанням купленого.
Візьмемо для прикладу, ну, наприклад, дироколи. Ось скільки я працюю на ринку забезпечення офісів, у мене часто виникає питання: чому деякі
клієнти регулярно купують дироколи? Як продавця, мене, звичайно, тішить такий стан справ, але питання все одно залишається, адже знову, наприклад,
у нас в бухгалтерії користуються діркопробивачем, купленим при відкритті фірми, тобто в 1996 році. Приблизно рік або два тому головному бухгалтеру
видали новий калькулятор замість старого, купленого теж приблизно відразу після реєстрації підприємства - клавіші стерлися ...
І я вирішив покопатися в причинах. Думаю, їх тут дві.
Перша - покупка дешевого (а, значить, не дуже якісного або відверто г .... на) товару, який регулярно буде виходити з ладу. До речі, той
дирокол в нашій бухгалтерії - зрозуміло, не китайський. Пам'ятайте, "Ми не настільки багаті, щоб купувати дешеві речі"? І вина, що продається
товар неякісний, повірте, не продавця. Поясню на нашому прикладі. Поважаючи своїх клієнтів, ми завжди намагалися не включати в свої каталоги
дешевий, неякісний товар. Але зіткнулися з наступним. Тендери - це коли ви, секретарі і офіс-менеджери, берете у різних фірм кілька рахунків
і даєте в оплату мінімальний, не звертаючи уваги на торговельні марки 
(хоча деякі дрібні компанії їх взагалі не вказують).
Будь-який фірмі ВИГІДНО продавати дешевий і неякісний товар - тому що ви будете купувати його ЧАСТО. Коли ми ставимо в таких умовах нормальний
товар, то у нас немає шансів виграти такий тендер. А ми хочемо бути вашими постачальниками! І доводиться вводити в асортимент так звані «бюджетні»
(українською просто ... не, язик не повертається товари і пропонувати їх для цих тендерів. Або без тендерів, криза ввела
свої корективи: «Дайте мені дирокол, все одно який, але дешевий, лише би називався «дирокол». І ми знову змушені запропонувати вам відверте
г ... о, адже слово клієнта - закон!
Не подумайте, я не звинувачую вас ні в чому. Часто ви поставлені в жорсткі фінансові рамки своїми директорами, в канцелярських торговельних
марках ви теж абсолютно не зобов'язані розбиратися - на те й існують сервісні фірми, щоб знати їх, давати якісні консультації та поради з вибору.
Тому запитайте менеджера своєї сервісної фірми, хай порадить, що краще взяти. Це його прямі обов'язки: знати що краще, що гірше, на чому можна,
а на чому не можна економити. Якщо ж будуть радити «чим дорожче, тим краще» або навпаки, пропонувати себе як самого дешевого постачальника -
посилайте подалі і шукайте постачальника кваліфікованого.
На крайній випадок, якщо будуть питання, пишіть їх сюди, відповім: де можна, а де не можна економити.
Так що якщо перед вами стоїть питання, як оптимізувати витрати, припустимо, за рік, то, мабуть, доведеться доводити шефові, що в цьому місяці,
можливо, треба заплатити дорожче, щоб зекономити потім.
Друга причина - безконтрольність використання. І тут теж великий резерв для економії. Ви, мабуть, замовляєте канцтовари за заявками відділів
або співробітників. Так ось, левова частка причин, через які замовляються все ті ж дироколи, полягають у тому, що деякі співробітники регулярно
десь їх забувають або весь час кудись їх засовують. Або «приватизують» (хоча для чого вдома дирокол - конфетті на ялинку робити?). Ось тут вихід
простий: Ексель-файл. Рядки - товар, стовпці - відділи, по 12 стовпців (12 місяців) на кожний відділ або співробітника. Дивіться: Вася Пупкін
другий місяць по 2 дироколи замовляє. І ось вона, довгоочікувана економія: «Васю, ти що, дороколом цвяхи забиваєш?» - І рахунок на канцтовари
зменшується на 2 дироколи! До речі, анекдот в тему. Приходить чоловік в аптеку: «Мені свічки від геморою, 10 упаковок». Купив, пішов. Ну і так
далі, 8 разів на день. Провізор не витримує: «Чоловіче, ви що, їх їсте?» - «Ні, в з ... засовую ... ..»
Хм, написав анекдот, і відкрилася третя причина - неправильне використання. І знову з хохма. Випадок з життя одного нашого клієнта. Надійшла
претензія: «Тільки купили у вас дирокол - уже зламався!». Приїхав менеджер - дійсно, дирокол буквально розвалився, пластикова ручка розламана,
гострі кінці пластмаси ... Менеджер в серцях: «Ви хоч руку не поранили?» - «Я колготки з-за вас порвала!». З'ясувалося, що дівчині було важкувато
пробивати великі стопки рукою (для чого даний дирокол і не був призначений, він був набагато слабший) і вона пристосувалася натискати ногою
…
Вдалої вам економії!
Дмитро Морозов,
директор СП "ЕКСПРЕС-СЕРВІС"
